CAPTIF ontwerpt en bouwt werkplekken die draaien om mensen

Werkplekken ontwerpen en bouwen die draaien om mensen, teams en de toekomst: dat is wat CAPTIF doet. Het bureau, met kantoren in Antwerpen en Brussel, startte in 2017 en profileerde zich van bij de start als een echte officespecialist. Vandaag telt het zestien medewerkers. 

Benjamin Vandamme, één van de vier oprichters, licht toe: “We zijn een studiebureau, geen meubelleverancier. We begeleiden bedrijven van a tot z in hun manier van werken. Als ze in een ouder kantoorgebouw zitten en willen vernieuwen, passen we niet alleen de omgeving aan, maar denken we ook mee over hun manier van werken. Ze kunnen bij ons terecht voor die analyse én voor het ontwikkelen van hun werkplekconcept, het uittekenen ervan en de uitvoering.” 

Doordachte manier van werken 

Om zeker te zijn dat een ontwerp echt aansluit bij de organisatie, brengt CAPTIF bij elk project eerst de behoeften van het bedrijf en de bedrijfscultuur in kaart. “We kijken eerst naar hoe een organisatie vandaag werkt. Sommige bedrijven werken nog in gesloten structuren, met medewerkers in aparte ruimtes, terwijl andere volledig inzetten op open space. Beide modellen kunnen goed werken, afhankelijk van de organisatie. Daarna organiseren we workshops, interviews en bevragingen bij medewerkers om in kaart te brengen waar er opportuniteiten tot verbetering liggen.” 

Die aanpak gaat opvallend ver. “We gaan daar zelfs eens een dag meedraaien, koffie drinken en lunchen in de cafetaria om te zien wat wel en niet werkt. Op basis daarvan maken we een uitgebreid verslag waarin we vanuit onze ervaring adviezen formuleren en eventueel pilootzones inrichten om bepaalde concepten in de praktijk te testen.” 

Volgens Vandamme bestaat er bovendien geen standaardformule voor de ideale werkplek. “Wij zijn misschien wel kantoorspecialisten, maar we kunnen niet vanaf dag één zeggen: dát is wat jullie nodig hebben. We zetten een framework uit, maar weten tegelijk dat dat de komende jaren nog kan evolueren. Daarom blijven we ook nadien betrokken, sturen we bij waar nodig, herbekijken we bepaalde zaken en organiseren we satisfaction surveys.” 

Blijvende impact van corona 

Dat de coronaperiode een blijvende impact heeft gehad op kantooromgevingen, merkt CAPTIF nog elke dag. Al verschilt die impact sterk van organisatie tot organisatie. “Er zijn bedrijven die quasi geen evolutie hebben moeten doormaken op het vlak van workplaces, omdat hun kantoren al futureproof waren. BSH (Bosch Siemens) is bijvoorbeeld een klant van ons waarvoor we het ontwerp maakten vóór corona en die pas nadien verhuisde. Dat concept was al zo futureproof dat er eigenlijk niets meer moest worden aangepast. Een activity based werkomgeving hadden ze toen al.” 

Andere bedrijven moesten dan weer veel sneller schakelen. “Sommige organisaties dachten ooit wel aan thuiswerk, maar moesten plots baby steps zetten: kleine aanpassingen met één dag thuiswerk per week, bijvoorbeeld. Intussen hebben ook zij die evolutie meegemaakt. Waar vroeger vijf dagen op vijf op kantoor werd gewerkt, is dat vandaag eerder een minderheid geworden.” 

War for talent  

Tegelijk veranderde ook de functie van het kantoor fundamenteel. “Vroeger stond vooral efficiëntie centraal. Vandaag willen bedrijven ervoor zorgen dat het aantrekkelijk is om naar kantoor te komen. De meeste organisaties bieden hybride werken aan, met enkele dagen op kantoor en enkele dagen thuiswerk. Die flexibiliteit is goed voor de work-lifebalance, maar anderzijds krijg je meer onbenutte zones in kantoren, terwijl de huurprijzen en inrichtingskosten niet per se goedkoper geworden zijn, integendeel.” 

Net daardoor is het belang van een doordacht kantoorconcept alleen maar toegenomen. Volgens Vandamme speelt de kantooromgeving vandaag zelfs een belangrijke rol in de war for talent. “Je merkt dat een kantoor echt noodzakelijk is om de juiste mensen aan te trekken. Als bedrijven investeren in kantoorruimte, willen ze dan ook zeker zijn dat hun medewerkers effectief naar kantoor komen.” 

Van vaste bureaus naar activity based working 

Ook de manier waarop bedrijven hun kantoor organiseren, veranderde de voorbije jaren grondig. Volgens Benjamin evolueerde de klassieke kantooromgeving stap voor stap naar flexibelere en dynamischere werkplekken.  

“Tien à vijftien jaar geleden had bijna elk team of elke medewerker een afgesloten kantoor of een eigen bureau in open landschap. Daarna kwam de evolutie naar flexwerkomgevingen, waarbij departementen een eigen zone kregen met gedeelde bureaus. In die fase was er meestal nog plaats voorzien voor iedereen op kantoor.” Later werd efficiënter omgesprongen met de beschikbare ruimte. “Daarna werd meer met ratio’s gewerkt en werden voor een team van tien bijvoorbeeld nog maar zes bureaus voorzien.” 

Vandaag verschuift de focus steeds meer naar activity based working. “Afhankelijk van de activiteit wordt een specifieke akoestische zone ingericht: van quiet om geconcentreerd aan een confidentieel document te werken tot semi-loud en loud voor brainstormmeetings. Dat is de laatste jaren echt een trend geworden.” 

Toch benadrukt Vandamme dat er geen universele blauwdruk bestaat voor de ideale kantooromgeving. “Het werkt niet voor elk bedrijf. In een advocatenkantoor blijft een klassiekere kantooromgeving met afgesloten single of duo offices vaak de norm. Activity based working werkt dan weer heel goed voor techbedrijven waar veel projectmatig wordt samengewerkt.” 

Beleving als extra laag 

Naast functionaliteit en flexibiliteit speelt vandaag ook beleving een almaar grotere rol in kantooromgevingen. Werkgevers willen niet langer enkel een efficiënte werkplek creëren, maar een omgeving die hun identiteit uitstraalt en waar medewerkers zich goed voelen. “Werkgevers willen dat hun kantoor een verhaal vertelt. Technieken, comfort, esthetiek, …: er wordt nagedacht over élk aspect van een kantoor. Het totaalplaatje moet kloppen om nieuwe generaties aan te trekken.”  

Volgens Vandamme gaat die evolutie veel verder dan louter ergonomie. “Dat gaat niet alleen over een comfortabele bureaustoel of een zit-stabureau, maar over de wellbeing en ervaring van mensen. Factoren zoals geluid, licht, temperatuur, ventilatie, planten, … spelen daarin een rol.” 

Ook kwalitatief drinkwater krijgt daarin een steeds prominentere plaats. “Vroeger voorzagen we coffee points, nu zijn daar ook water points bijgekomen. Op het vlak van waterbeleving en kwalitatief drinkwater speelt AQUALEX perfect in op die evolutie.” 

“Water is vandaag ook een beleving” 

CAPTIF werkt al jarenlang samen met AQUALEX en zag de rol van drinkwater op kantoor de voorbije jaren sterk veranderen. “Toen wij startten, sprak men qua duurzaamheid vooral over waste management en paperless offices. Toch stonden daar dan vaak waterbidons als een soort pronkstuk, met daarnaast een stockruimte die voor 80% gevuld was met plastic bidons. Dat was niet ecologisch, maar tegelijk ook extreem lelijk in een prachtig ontwerp.” 

Voor CAPTIF vormen de AQUALEX-systemen zowel praktisch als esthetisch een meerwaarde. “De AQUALEX-drinkwatersystemen met filters zijn niet alleen duurzaam, maar maken de waterbeleving ook extreem comfortabel. Je kan kiezen uit spuitwater, plat, gekoeld of kokend water in één systeem. Bovendien ziet het er goed uit.” 

Ook op esthetisch vlak sluiten de systemen volgens CAPTIF perfect aan bij moderne kantoorconcepten. “Je kan de AQUALEX-kranen kiezen in gelijk welke afwerking. Dat is een mooie meerwaarde voor onze moodboards. De kraan wordt op die manier deel van ons ontwerp, niet iets dat we achteraf moeten toevoegen.” 

Hij vult aan: “Ook de service met leasingmogelijkheden en onderhoudscontracten zit goed in elkaar. We vinden het dus fijn om AQUALEX te integreren in onze ontwerpen, maar hebben zelf op kantoor ook een AQUALEX-kraan waarover we heel enthousiast zijn.” 

CAPTIF-kantoor: practice what you preach 

Die visie vertaalt CAPTIF niet alleen naar projecten voor klanten, maar ook naar het eigen kantoor. Het bureau ziet de eigen werkplek bewust als een soort testcase voor de principes die het zelf uitdraagt. “Wij zitten in een loft in Antwerpen, tussen het centrum en de ring, met zeer veel daglicht en een huiselijke industriële look. Er zijn veel planten en we voorzien fruit op het werk. Practice what you preach.” 

Ook de manier van samenwerken sluit daar volledig op aan. “We zitten met zestien mensen samen in een volledig flexibele omgeving. Niemand heeft een eigen bureau. Mensen mogen thuiswerken als ze dat willen. We doen wat we zelf belangrijk vinden, omdat dat voor ons werkt.”