CAPTIF entwirft und realisiert Arbeitswelten, die den Menschen in den Mittelpunkt stellen

Arbeitsplätze gestalten und realisieren, die sich an den Menschen, den Teams und der Zukunft orientieren: Das ist es, was CAPTIF macht. Das Büro mit Standorten in Antwerpen und Brüssel wurde 2017 gegründet und positionierte sich von Anfang an als echter Spezialist für Bürogestaltung. Heute beschäftigt das Unternehmen sechzehn Mitarbeitende.

Benjamin Vandamme, einer der vier Gründer, erklärt: „Wir sind ein Planungsbüro, kein Möbellieferant. Wir begleiten Unternehmen von A bis Z bei ihrer Arbeitsweise. Wenn sie sich in einem älteren Bürogebäude befinden und sich erneuern möchten, passen wir nicht nur die Umgebung an, sondern denken auch über ihre Arbeitsweise nach. Bei uns erhalten sie sowohl diese Analyse als auch die Entwicklung ihres Arbeitsplatzkonzepts, dessen Planung und die Umsetzung.“

Durchdachte Arbeitsweise

Um sicherzustellen, dass ein Entwurf wirklich zur Organisation passt, analysiert CAPTIF bei jedem Projekt zunächst die Bedürfnisse des Unternehmens und seine Unternehmenskultur. „Wir schauen uns zunächst an, wie eine Organisation heute arbeitet. Manche Unternehmen arbeiten noch in geschlossenen Strukturen mit Mitarbeitenden in separaten Räumen, während andere vollständig auf Open Space setzen. Beide Modelle können gut funktionieren – abhängig von der Organisation. Anschließend organisieren wir Workshops, Interviews und Befragungen mit den Mitarbeitenden, um festzustellen, wo Verbesserungspotenzial besteht.“

Dieser Ansatz geht bemerkenswert weit. „Wir arbeiten sogar einen Tag lang mit, trinken Kaffee und essen in der Kantine zu Mittag, um zu sehen, was funktioniert und was nicht. Auf dieser Grundlage erstellen wir einen ausführlichen Bericht, in dem wir auf Basis unserer Erfahrung Empfehlungen formulieren und gegebenenfalls Pilotbereiche einrichten, um bestimmte Konzepte in der Praxis zu testen.“

Laut Benjamin gibt es außerdem keine Standardformel für den idealen Arbeitsplatz. „Wir sind zwar Bürospezialisten, können aber nicht vom ersten Tag an sagen: Das ist genau das, was Sie brauchen. Wir entwickeln einen Rahmen, wissen aber gleichzeitig, dass sich dieser in den kommenden Jahren noch weiterentwickeln kann. Deshalb bleiben wir auch danach eingebunden, nehmen bei Bedarf Anpassungen vor, überprüfen bestimmte Aspekte erneut und führen Zufriedenheitsbefragungen durch.“

Anhaltende Auswirkungen der Corona-Pandemie

Dass die Corona-Pandemie einen nachhaltigen Einfluss auf Büroumgebungen hatte, stellt CAPTIF bis heute täglich fest. Allerdings unterscheidet sich dieser Einfluss stark von Organisation zu Organisation. „Es gibt Unternehmen, die im Bereich Workplace kaum Veränderungen vornehmen mussten, weil ihre Büros bereits zukunftssicher waren. BSH (Bosch Siemens) ist beispielsweise ein Kunde von uns, für den wir das Konzept noch vor Corona entwickelt haben und der erst danach umgezogen ist. Dieses Konzept war bereits so zukunftssicher, dass eigentlich nichts mehr angepasst werden musste. Eine Activity-Based-Arbeitsumgebung hatten sie damals bereits.“

Andere Unternehmen mussten hingegen deutlich schneller reagieren. „Manche Organisationen hatten zwar schon einmal über Homeoffice nachgedacht, mussten dann aber plötzlich Baby Steps machen: kleine Anpassungen mit beispielsweise einem Homeoffice-Tag pro Woche. Inzwischen haben auch sie diese Entwicklung durchlaufen. Während früher an fünf Tagen pro Woche im Büro gearbeitet wurde, ist das heute eher die Ausnahme.“

War for talent  

Gleichzeitig hat sich auch die Funktion des Büros grundlegend verändert. „Früher stand vor allem die Effizienz im Mittelpunkt. Heute möchten Unternehmen dafür sorgen, dass es attraktiv ist, ins Büro zu kommen. Die meisten Organisationen bieten hybrides Arbeiten an, mit einigen Tagen im Büro und einigen Tagen im Homeoffice. Diese Flexibilität ist gut für die Work-Life-Balance, andererseits entstehen dadurch mehr ungenutzte Flächen in den Büros, während Mietpreise und Einrichtungskosten keineswegs günstiger geworden sind – im Gegenteil.“

Gerade deshalb hat die Bedeutung eines durchdachten Bürokonzepts weiter zugenommen. Laut Benjamin spielt die Büroumgebung heute sogar eine wichtige Rolle im War for Talent. „Man merkt, dass ein Büro wirklich notwendig ist, um die richtigen Mitarbeitenden zu gewinnen. Wenn Unternehmen in Büroräume investieren, möchten sie natürlich sicher sein, dass ihre Mitarbeitenden auch tatsächlich ins Büro kommen.“

Von festen Schreibtischen zu Activity Based Working

Auch die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Büros organisieren, hat sich in den vergangenen Jahren grundlegend verändert. Laut Benjamin entwickelte sich die klassische Büroumgebung Schritt für Schritt zu flexibleren und dynamischeren Arbeitsplätzen.

„Vor zehn bis fünfzehn Jahren hatte fast jedes Team oder jede Mitarbeitende ein eigenes Büro oder einen festen Schreibtisch in einer offenen Bürolandschaft. Danach entwickelte sich das Konzept flexibler Arbeitsumgebungen, bei denen einzelne Abteilungen einen eigenen Bereich mit gemeinsam genutzten Schreibtischen erhielten. In dieser Phase war in der Regel noch Platz für alle Mitarbeitenden im Büro vorgesehen.“ Später wurde der verfügbare Raum effizienter genutzt. „Danach arbeitete man stärker mit Belegungsquoten und statt zehn Arbeitsplätzen wurden beispielsweise nur noch sechs Schreibtische für ein zehnköpfiges Team eingerichtet.“

Heute verlagert sich der Fokus zunehmend auf Activity Based Working. „Je nach Tätigkeit wird eine spezifische akustische Zone eingerichtet: von Quiet für konzentriertes Arbeiten an vertraulichen Dokumenten bis hin zu Semi-Loud und Loud für Brainstorming-Meetings. Das ist in den letzten Jahren wirklich zu einem Trend geworden.“

Dennoch betont Benjamin, dass es keinen universellen Bauplan für die ideale Büroumgebung gibt. „Es funktioniert nicht für jedes Unternehmen. In einer Anwaltskanzlei bleibt eine klassischere Büroumgebung mit abgeschlossenen Einzel- oder Doppelbüros oft die Norm. Activity Based Working funktioniert dagegen sehr gut für Technologieunternehmen, in denen viel projektbezogen zusammengearbeitet wird.“

Erlebnis als zusätzliche Ebene

Neben Funktionalität und Flexibilität spielt heute auch das Erlebnis eine immer größere Rolle in Büroumgebungen. Arbeitgeber möchten nicht mehr nur einen effizienten Arbeitsplatz schaffen, sondern eine Umgebung, die ihre Identität widerspiegelt und in der sich Mitarbeitende wohlfühlen. „Arbeitgeber möchten, dass ihr Büro eine Geschichte erzählt. Technik, Komfort, Ästhetik … über jeden einzelnen Aspekt eines Büros wird nachgedacht. Das Gesamtbild muss stimmen, um neue Generationen anzuziehen.“

Laut Benjamin geht diese Entwicklung weit über reine Ergonomie hinaus. „Es geht nicht nur um einen bequemen Bürostuhl oder einen höhenverstellbaren Schreibtisch, sondern um das Wohlbefinden und das Erlebnis der Menschen. Faktoren wie Lärm, Licht, Temperatur, Belüftung, Pflanzen usw. spielen dabei eine Rolle.“

Auch hochwertiges Trinkwasser nimmt dabei einen immer wichtigeren Platz ein. „Früher planten wir Coffee Points ein, heute gehören auch Water Points dazu. Im Bereich Wassererlebnis und hochwertiges Trinkwasser passt AQUALEX perfekt zu dieser Entwicklung.“

„Wasser ist heute ebenfalls ein Erlebnis“

CAPTIF arbeitet seit vielen Jahren mit AQUALEX zusammen und hat erlebt, wie sich die Rolle des Trinkwassers im Büro in den vergangenen Jahren stark verändert hat. „Als wir begonnen haben, standen im Bereich Nachhaltigkeit vor allem Themen wie Abfallmanagement und das papierlose Büro im Mittelpunkt. Gleichzeitig waren Wasserspender mit großen Wasserflaschen oft ein regelrechtes Aushängeschild – daneben befand sich jedoch ein Lagerraum, der zu 80 % mit Plastikflaschen gefüllt war. Das war weder ökologisch noch besonders ansprechend in einem hochwertig gestalteten Umfeld.“

Für CAPTIF bieten die AQUALEX-Systeme sowohl praktische als auch ästhetische Vorteile. „Die AQUALEX-Trinkwassersysteme mit Filtersystem sind nicht nur nachhaltig, sondern machen das Trinkerlebnis auch besonders komfortabel. Mit einem einzigen System kann man zwischen Sprudelwasser, stillem Wasser, gekühltem oder kochendem Wasser wählen. Und außerdem sieht das System einfach gut aus.“

Auch gestalterisch passen die Systeme laut CAPTIF perfekt zu modernen Bürokonzepten. „Die AQUALEX-Armaturen sind in praktisch jeder gewünschten Oberfläche erhältlich. Das ist eine echte Bereicherung für unsere Moodboards. So wird die Armatur zu einem integralen Bestandteil unseres Designs und nicht zu etwas, das wir erst nachträglich hinzufügen müssen.“

Er ergänzt: „Auch das Servicekonzept mit Leasingoptionen und Wartungsverträgen ist hervorragend durchdacht. Deshalb integrieren wir AQUALEX sehr gerne in unsere Projekte. Außerdem verfügen wir selbst in unserem Büro über eine AQUALEX-Armatur, von der wir wirklich begeistert sind.“

CAPTIF-Büro: Practice what you preach

Diese Vision setzt CAPTIF nicht nur in Projekten für Kunden um, sondern auch im eigenen Büro. Das Unternehmen betrachtet den eigenen Arbeitsplatz bewusst als eine Art Testfeld für die Prinzipien, die es selbst vertritt. „Wir arbeiten in einem Loft in Antwerpen zwischen dem Stadtzentrum und dem Ring, mit sehr viel Tageslicht und einem wohnlichen industriellen Look. Es gibt viele Pflanzen und wir stellen Obst am Arbeitsplatz zur Verfügung. Practice what you preach.“

Auch die Art der Zusammenarbeit passt perfekt dazu. „Wir arbeiten mit sechzehn Personen in einer vollständig flexiblen Umgebung zusammen. Niemand hat einen festen Schreibtisch. Wer möchte, kann von zu Hause aus arbeiten. Wir tun das, was wir selbst für wichtig halten, weil es für uns funktioniert.“